IA e Digital Office Manager

Certificazione finale:

Diploma delle tecnologie applicate V° livello EQF

Carrellata dei loghi PNRR

Descrizione del percorso formativo

L’Office Manager è una figura chiave in un’organizzazione, responsabile della gestione e del coordinamento delle attività amministrative e operative per garantire il buon funzionamento dell’ufficio.

Grazie all’utilizzo di applicazioni digitali e di intelligenza artificiale, il ruolo di Office Manager si arricchisce di contenuti innovativi, che rendono il suo lavoro più moderno ed efficiente.

L’Office Manager si caratterizza per le sue doti organizzative e per la sua capacità di comunicare efficacemente con interlocutori diversificati e in molteplici contesti, sia ufficiali che informali. Utilizza le lingue straniere per gestire contatti e relazioni e per realizzare materiali destinati all’interno e all’esterno dell’azienda.

Competenze professionalizzanti fondamentali

Soft Skills

  • Organizzazione e gestione del tempo: Capacità di prioritizzare compiti e rispettare scadenze in un ambiente dinamico.
  • Comunicazione efficace: Abilità di comunicare chiaramente, sia verbalmente che per iscritto, con colleghi, fornitori e clienti.
  • Problem solving: Capacità di risolvere imprevisti in modo rapido ed efficiente (es. guasti tecnici, conflitti tra colleghi).
  • Leadership situazionale e gestione del team: Motivazione e coordinamento del personale, anche senza autorità formale.
  • Flessibilità e adattabilità: Capacità di adattarsi a cambiamenti improvvisi o nuove priorità.
  • Empatia e intelligenza emotiva: Gestione delle relazioni interpersonali e supporto al benessere del team.
  • Gestione dello stress.

Hard Skills

  • Conoscenza di software gestionali: strumenti come Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, o software ERP/CRM (es. SAP, Salesforce).
  • Gestione finanziaria di base: Capacità di monitorare budget, elaborare fatture e leggere report finanziari.
  • Conoscenze IT di base: Familiarità con hardware, reti e software per la gestione dell’ufficio.
  • Gestione di progetti: Utilizzo di strumenti come Trello, Asana o Microsoft Project per pianificare e monitorare attività.
  • Conoscenza delle normative: Comprensione di regolamenti come GDPR, sicurezza sul lavoro e politiche aziendali, 231, qualità.

Competenze legate all’IA:

  • Conoscenza di strumenti di automazione, quali piattaforme come Zapier, Microsoft Power Automate o Make per automatizzare attività ripetitive (es. invio email, gestione calendari).
  • Utilizzo di strumenti di pianificazione basati su IA, come Calendly o Clara, per organizzare riunioni senza conflitti.
  • Gestione di assistenti virtuali e chatbot:
  • Configurazione e utilizzo di chatbot (es. ChatGPT, Grok, Drift) per rispondere a domande frequenti dei dipendenti o clienti.
  • Gestione di piattaforme collaborative (es. Slack, Microsoft Teams)
  • Integrazione di assistenti virtuali per migliorare la comunicazione interna o il supporto clienti.
  • Analisi dei dati con IA:
    • Utilizzo di strumenti come Tableau, Power BI o Google Data Studio per analizzare dati aziendali (es. spese, produttività) e generare report automatici.
    • Capacità di interpretare output di modelli di IA per prendere decisioni basate sui dati.
  • Cybersecurity e gestione dati:
    • Comprensione delle implicazioni dell’IA nella protezione dei dati sensibili (es. conformità GDPR).
    • Conoscenza di strumenti di IA per il monitoraggio della sicurezza (es. software per rilevare anomalie nei dati).
  • Apprendimento continuo:
    • Capacità di tenersi aggiornati sulle nuove tecnologie IA attraverso corsi online e risorse specifiche.
    • Adattabilità all’introduzione di nuovi strumenti IA nell’ambiente lavorativo.
  • Prompt engineering:
    • Abilità di formulare query efficaci per ottenere risposte utili da modelli di IA generativa (es. Grok, ChatGPT), come la redazione di email, documenti o report.
    • Capacità di personalizzare output di IA per adattarli alle esigenze aziendali.

Sbocchi occupazionali

Può impiegarsi come segreteria di direzione, assistant manager, receptionist e servizi generali, facility manager, HR specialist, addetto alle Operation.

La figura dell’Office Manager può trovare impiego in una vasta gamma di aziende, poiché il ruolo è versatile e si adatta a diversi contesti organizzativi. Di seguito, elenco i principali settori e tipi di aziende in cui questa figura è richiesta, con una breve descrizione del contesto:

  1. Tecnologia e Startup
    • Software house, startup tecnologiche, aziende di sviluppo app o piattaforme digitali.
    • Ambienti dinamici che richiedono gestione di team agili, coordinamento di progetti e organizzazione di spazi di lavoro flessibili.
  2. Consulenza e Servizi Professionali
    • Società di consulenza gestionale, studi legali, commercialisti, agenzie di marketing.
    • Necessità di coordinare attività amministrative, gestire comunicazioni con i clienti e organizzare eventi o riunioni.
  3. Industria
    • Aziende manifatturiere, industrie di produzione, logistica.
    • Gestione delle operazioni d’ufficio, coordinamento logistico e supporto alla Direzione
  4. E-commerce e Retail
    • Piattaforme di e-commerce, catene di vendita al dettaglio, aziende di logistica.
    • Organizzazione delle attività di back-office, gestione fornitori e supporto alle vendite online.
  5. Sanità e Farmaceutico
    • Ospedali, cliniche private, aziende farmaceutiche, startup di healthtech, sanità privata
    • Gestione di documenti sensibili, coordinamento di appuntamenti e supporto amministrativo.
    • Reception e gestione appuntamenti
  6. Media e Comunicazione
    • Agenzie pubblicitarie, editoria, emittenti radio/tv, piattaforme di streaming.
    • Organizzazione di eventi, gestione di scadenze editoriali e coordinamento di team creativi.
  7. Settore No-Profit
    • Enti, ONG, associazioni
    • Gestione amministrativa, organizzazione di eventi e coordinamento di progetti sociali.
  8. Immobiliare e Costruzioni
    • Agenzie immobiliari, società di sviluppo immobiliare, studi di architettura, servizi di manutenzione e amministrazione
    • Gestione di contratti, organizzazione tecnici e squadre, coordinamento con fornitori e supporto amministrativo, agenda visite, atti, ecc.
  9. Finanza e Assicurazioni
    • Banche online, assicurazioni, società di investimento.
    • Attivazione di contratti, customer care, assistenza ai clienti,
    • Gestione di documenti finanziari, coordinamento di riunioni e supporto ai team operativi.

Requisiti di accesso

Diploma di maturità o Diploma di Tecnico IV° anno IeFP + certificato IFTS.

Residenza o domicilio in Lombardia.

N.B.: chi elegge domicilio in Lombardia dovrà fornire la relativa documentazione, ad esempio contratto di affitto, dichiarazione di ospitalità, bollette di utenze.

Per i corsi ITS in avvio nel 2026 la Regione Lombardia ha indicato anche il requisito dello status di disoccupazione; ogni novità sarà pubblicata su questo sito.

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