IA e Digital Office Manager
Diploma di specializzazione per le tecnologie applicate V livello EQF
Possibilità di riconoscimento di CFU universitari presso le Università convenzionate con Innovaprofessioni.
Descrizione del percorso formativo
L’Office Manager è una figura chiave in un’organizzazione, responsabile della gestione e del coordinamento delle attività amministrative e operative per garantire il buon funzionamento dell’ufficio.
Grazie all’utilizzo di applicazioni digitali e di intelligenza artificiale, il ruolo di Office Manager si arricchisce di contenuti innovativi, che rendono il suo lavoro più moderno ed efficiente.
L’Office Manager si caratterizza per le sue doti organizzative e per la sua capacità di comunicare efficacemente con interlocutori diversificati e in molteplici contesti, sia ufficiali che informali. Utilizza le lingue straniere per gestire contatti e relazioni e per realizzare materiali destinati all’interno e all’esterno dell’azienda.
Competenze professionalizzanti fondamentali
Soft Skills
- Organizzazione e gestione del tempo: Capacità di prioritizzare compiti e rispettare scadenze in un ambiente dinamico.
- Comunicazione efficace: Abilità di comunicare chiaramente, sia verbalmente che per iscritto, con colleghi, fornitori e clienti.
- Problem solving: Capacità di risolvere imprevisti in modo rapido ed efficiente (es. guasti tecnici, conflitti tra colleghi).
- Leadership situazionale e gestione del team: Motivazione e coordinamento del personale, anche senza autorità formale.
- Flessibilità e adattabilità : Capacità di adattarsi a cambiamenti improvvisi o nuove priorità .
- Empatia e intelligenza emotiva: Gestione delle relazioni interpersonali e supporto al benessere del team.
- Gestione dello stress.
Hard Skills
- Conoscenza di software gestionali: strumenti come Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Google Workspace, o software ERP/CRM (es. SAP, Salesforce).
- Gestione finanziaria di base: Capacità di monitorare budget, elaborare fatture e leggere report finanziari.
- Conoscenze IT di base: Familiarità con hardware, reti e software per la gestione dell’ufficio.
- Gestione di progetti: Utilizzo di strumenti come Trello, Asana o Microsoft Project per pianificare e monitorare attività .
- Conoscenza delle normative: Comprensione di regolamenti come GDPR, sicurezza sul lavoro e politiche aziendali, 231, qualità .
Competenze legate all’IA:
- Conoscenza di strumenti di automazione, quali piattaforme come Zapier, Microsoft Power Automate o Make per automatizzare attività ripetitive (es. invio email, gestione calendari).
- Utilizzo di strumenti di pianificazione basati su IA, come Calendly o Clara, per organizzare riunioni senza conflitti.
- Gestione di assistenti virtuali e chatbot:
- Configurazione e utilizzo di chatbot (es. ChatGPT, Grok, Drift) per rispondere a domande frequenti dei dipendenti o clienti.
- Gestione di piattaforme collaborative (es. Slack, Microsoft Teams)
- Integrazione di assistenti virtuali per migliorare la comunicazione interna o il supporto clienti.
- Analisi dei dati con IA:
- Utilizzo di strumenti come Tableau, Power BI o Google Data Studio per analizzare dati aziendali (es. spese, produttività ) e generare report automatici.
- Capacità di interpretare output di modelli di IA per prendere decisioni basate sui dati.
- Cybersecurity e gestione dati:
- Comprensione delle implicazioni dell’IA nella protezione dei dati sensibili (es. conformità GDPR).
- Conoscenza di strumenti di IA per il monitoraggio della sicurezza (es. software per rilevare anomalie nei dati).
- Apprendimento continuo:
- Capacità di tenersi aggiornati sulle nuove tecnologie IA attraverso corsi online e risorse specifiche.
- Adattabilità all’introduzione di nuovi strumenti IA nell’ambiente lavorativo.
- Prompt engineering:
- Abilità di formulare query efficaci per ottenere risposte utili da modelli di IA generativa (es. Grok, ChatGPT), come la redazione di email, documenti o report.
- Capacità di personalizzare output di IA per adattarli alle esigenze aziendali.
Sbocchi occupazionali
Può impiegarsi come segreteria di direzione, assistant manager, receptionist e servizi generali, facility manager, HR specialist, addetto alle Operation.
La figura dell’Office Manager può trovare impiego in una vasta gamma di aziende, poiché il ruolo è versatile e si adatta a diversi contesti organizzativi. Di seguito, elenco i principali settori e tipi di aziende in cui questa figura è richiesta, con una breve descrizione del contesto:
- Tecnologia e Startup
- Software house, startup tecnologiche, aziende di sviluppo app o piattaforme digitali.
- Ambienti dinamici che richiedono gestione di team agili, coordinamento di progetti e organizzazione di spazi di lavoro flessibili.
- Consulenza e Servizi Professionali
- Società di consulenza gestionale, studi legali, commercialisti, agenzie di marketing.
- Necessità di coordinare attività amministrative, gestire comunicazioni con i clienti e organizzare eventi o riunioni.
- Industria
- Aziende manifatturiere, industrie di produzione, logistica.
- Gestione delle operazioni d’ufficio, coordinamento logistico e supporto alla Direzione
- E-commerce e Retail
- Piattaforme di e-commerce, catene di vendita al dettaglio, aziende di logistica.
- Organizzazione delle attività di back-office, gestione fornitori e supporto alle vendite online.
- Sanità e Farmaceutico
- Ospedali, cliniche private, aziende farmaceutiche, startup di healthtech, sanità privata
- Gestione di documenti sensibili, coordinamento di appuntamenti e supporto amministrativo.
- Reception e gestione appuntamenti
- Media e Comunicazione
- Agenzie pubblicitarie, editoria, emittenti radio/tv, piattaforme di streaming.
- Organizzazione di eventi, gestione di scadenze editoriali e coordinamento di team creativi.
- Settore No-Profit
- Enti, ONG, associazioni
- Gestione amministrativa, organizzazione di eventi e coordinamento di progetti sociali.
- Immobiliare e Costruzioni
- Agenzie immobiliari, società di sviluppo immobiliare, studi di architettura, servizi di manutenzione e amministrazione
- Gestione di contratti, organizzazione tecnici e squadre, coordinamento con fornitori e supporto amministrativo, agenda visite, atti, ecc.
- Finanza e Assicurazioni
- Banche online, assicurazioni, società di investimento.
- Attivazione di contratti, customer care, assistenza ai clienti,
- Gestione di documenti finanziari, coordinamento di riunioni e supporto ai team operativi.
Requisiti di accesso
Diploma di maturità o Diploma di Tecnico IV° anno IeFP + certificato IFTS.
Residenza o domicilio in Lombardia.
N.B.: chi elegge domicilio in Lombardia dovrà fornire la relativa documentazione, ad esempio contratto di affitto, dichiarazione di ospitalità , bollette di utenze.
Quota di iscrizione
2.000 Euro per il biennio (due rette da 1.000,00 anno)
Iscrizioni
Presso la segreteria di Innovaprofessioni viale Murillo 17 Milano, previa selezione.
Per maggiori informazioni contatta orientamento@innovaprofessioni.it
È prevista una selezione per test e colloqui.
Il corso sarà avviato al raggiungimento di minimo 20 iscritti per classe.
Per gli Open Day e le Pre-Selezioni, consulta la sezione "Orientamento" (clicca qui), dove sono pubblicate le date e gli orari.
Metodo di pagamento
In caso di versamento retta in un’unica soluzione nelle tempistiche previste per il versamento della prima rata, sarà applicato uno sconto del 10% in caso contrario, versamento rateizzato:
- 1.000 euro per il 1° anno (anno formativo 2026/27)
- prima rata 300 euro all’atto dell’iscrizione
- seconda rata 700 euro entro l’inizio del corso
- 1.000 euro per il 2° anno (anno formativo 2027/28)
- prima rata 300 euro entro 5 giorni dalla comunicazione di ammissione al 2° anno da parte del CTS
- seconda rata 700 euro entro l’inizio del corso
Lo sconto del 10% sulla retta di iscrizione annuale si applicherà anche nel caso di studenti appartenenti allo stesso nucleo familiare.
Lo sconto del 10% sulla retta annuale sarà applicato sulla seconda rata. Entrambi gli studenti beneficeranno dello sconto.
Le due iniziative non sono cumulabili tra loro.
La scontistica sopra esposta non è compatibile con un’eventuale riduzione della retta.
Saranno possibili riduzioni su base ISEE (clicca qui per vedere gli scaglioni ed i criteri).
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